😅 Lo que supone montar el NoCodeDay
Llevamos ya unas cuantas ediciones de eventos de +100 personas a nuestras espaldas y me gustaría acercarte a lo que supone montar un evento.
👋🏻 ¡Hola!
La semana pasada acabó el Sprint. Ahora arranca el Sprint de nuevo para llegar al NoCodeDay. Y es que a todos nos encanta asistir a eventos, pero organizar un evento para más de 150 personas supone mucho esfuerzo y dedicación, que quizá no se tiene en cuenta.
Personalmente admiro a gente como David Bonilla, que son capaces de organizar saraos como la TRGCONF (a la que iré por primera vez) y darle una vuelta extra de tuerca para estar cada año trayendo novedades y manteniendo el nivel de calidad. Este año buscamos (a nuestro modo) seguir elevando el nivel de este evento, por lo que te vengo a contar las cosas que estamos organizando y las razones detrás de ello.
Por cierto, que aún nos quedan entradas, pero corre, que luego suben de precio.
¿Por qué hacer un evento?
Lo primero de todo es hacerse una pregunta autoreflexiva bastante importante. Y es que con todo el jaleo que tenemos en NocodeHackers, ¿qué sentido tiene que destinemos tanto esfuerzo a montar un evento en el que siempre hemos perdido dinero?
Y la razón es sencilla: porque podemos.
Detrás de esas dos palabras tienen que cumplirse dos grandes hipótesis:
Que NocodeHackers sigue viva un año más
Que tú (y más gente) decidís seguir apoyándonos y haciendo que el punto 1 se pueda cumplir.
Desde el principio del proyecto la comunidad ha sido parte esencial de todo esto. Se han creado amistades, montado empresas, pasado ofertas de trabajo, hasta incluso hay gente que ha entrado a formar parte del equipo y todas y todos han sido (y son) parte de esta comunidad.
Es muchísimo lo que nos da, por lo que nos sentimos un poco en deuda con todos vosotros. Os merecéis un día en el que podáis juntaros y desvirtualizaros, daros abrazos, conocer gente nueva, reencontrarse con viejos conocidos y sobre todo, disfrutar de un día de No-code.
Pero por supuesto, también hay una parte de negocio en esto. Y es que el No-code continúa siendo algo que muchísima gente desconoce. Un evento es la ocasión perfecta para traer a gente más “nueva” ante el término y poder presentarles un nuevo mundo, una nueva herramienta, una charla inspiradora, que hagan que estén más cerca de este mundo y (si quieren) que acaben formándose con nosotros.
Pero sobre todo me gustaría decir que nunca hemos hecho este evento por dinero. Este (probablemente) sea el único año en el que no perdamos dinero, pero 2022 fueron casi 3.000€ de inversión, y el año pasado casi 4.000€ que salieron de nuestro bolsillo.
Montar un evento es caro. Muy caro.
Los eventos de menos de 50 personas son realmente sencillos y baratos. Por menos de 500€ puedes tener un local para el evento, así como la comida para que la gente picotee al final.
Todo escala exponencialmente con la cantidad de gente. Cada vez hay menos sitios que estén pensados para más de 150-200 personas (y a partir de ahí continúa escalando exponencialmente) y los fees suben.
Para que te hagas una idea (aproximada), alquilar un lugar para eventos de este tamaño puede rondar entre los 2.000 y los 3.000 para todo un día de evento. Pero a esto hay que sumarle la comida, que ronda los 30-40€ por persona asistente, entre el café y la comida, lo que nos lleva aproximadamente a los 5.000€-6.000€ a mayores.
De base, simplemente por decidir montar el evento, estás gastando en torno a 8.000-9.000€.
A esto le tienes que sumar otros gastos como:
Merchandising (Opcional, pero bastante apreciado por el asistente), que rondan los 1.500-3.000€ (unos 10-20€ por persona)
Audiovisual: Si quieres mejor calidad de audio o si el sitio lo requiere, otros 1.000-2000€.
Transportes: A los ponentes hay que traerlos hasta el lugar del evento, que corre a cargo del organizador, normalmente la mitad de los ponentes necesitan vuelo y una noche.
Fotografía (De nuevo opcional), puede estar entre los 700€ aproximadamente.
Gastos extra: Aproximadamente se van 1.000€ en miscelánea, ya sean los lanyards, cosas que haya que imprimir, picoteos…
Es por eso que así a lo tonto el rango de precio de un evento como este puede rondar los 9.000€ hasta (lo que tú quieras gastarte)€.
Y evidentemente no es necesario gastarte todo este dinero. Se puede hacer un evento por mucho menos o por mucho más. Pero para mi es súper importante la experiencia de la gente que venís al evento, por lo que todos estos detalles tienen que estar cuidados, antes de ponernos siquiera a pensar en la escaleta y la organización.
Consiguiendo ponentes y organizando la escaleta
Una vez que hemos conseguido cerrar el sitio (este año será en Talent Garden) y lo hemos reservado, toca el momento de llenar de contenido el evento. Aquí mi posición es que un evento de este estilo debe tener un único track. Una única serie de charlas cuidadosamente cuidadas, para que todo tenga un hilo narrativo que transmita los mensajes que quieres transmitir.
Es por eso que tienes que pensar en aquellas personas que cumplen los siguientes requisitos:
Hablan bien en público (y lo sabes)
Han hecho cosas relevantes en No-code
Pueden venir al evento
Y aquí viene una parte que para nosotros es muy importante, que es que nos aseguremos de que haya paridad de género en los ponentes (o lo más cercano posible a ello). No me vale de excusa que me digas que “esque en X industria no hay mujeres”. Bueno, prueba a buscar bien.
Y esto es realmente difícil porque primero tienes que decidir a quién quieres invitar, pero luego puede que te fallen o que no acepten venir ponentes que tenías en mente y que ayudaban a ese balance. Hemos tenido que decir que no a personas porque si no acabaríamos con un desequilibrio bastante heavy hacia ponentes hombres.
Por suerte este año ha costado bastante poco conseguir los ponentes y ha salido bastante equilibrado. Una vez que está hecho esto, toca hacer la escaleta.
La escaleta es la guía del evento, el planning que todo el mundo va a ver a nivel público y que tiene que responder a las siguientes preguntas:
¿A qué hora empieza el evento? ¿A qué hora tengo que estar yo?
¿Cuántas charlas hay? ¿A qué horas son?
¿Va a haber pausa para café? ¿Y para comer?
¿A qué hora acaba?
Piensa que hay gente que viene desde fuera del lugar en el que lo organices, por lo que por lo menos la primera y la última pregunta deben estar respondidas desde hace mucho tiempo. Casi te diría desde el lanzamiento de la landing del evento.
Ampliando a dos días
Este año además, nos enfrentamos a organizar un día anterior, el 28 de noviembre, en el que tendremos también la posibilidad de que venga todo el mundo que tenga una entrada, para una serie de talleres más prácticos.
Y esto es una novedad para la que no estamos preparados (y la mayor incertidumbre ahora mismo) ya que tenemos que coordinar 4 talleres, 2 de ellos simultáneos, en diferentes salas, con diferentes aforos… También tenemos que tener un sistema de registro para que la gente se pueda apuntar, etc…
Sin embargo, creo que esto hace el evento más atractivo para todo el mundo, tanto para los patrocinadores, como para los asistentes.
💰 Consiguiendo patrocinadores
Como te decía, es una cantidad de dinero bastante heavy montar un evento como este. Es por eso que necesitas patrocinadores que puedan permitirte hacer todas estas cosas.
Conseguirlo ya es un poco más de arte. Relaciones personales, escribir correos en frío, linkedin, ir a eventos… y sobre todo hacerles una propuesta de valor del evento que vean interesante para que lo puedan tener en sus presupuestos. Las conversaciones empiezan mucho antes de lanzar el evento, aproximadamente unos 3-4 meses antes de la fecha del evento, y probablemente deberíamos empezar a hacerlo ya de cara al año que viene desde el día D+1 del evento.
Sin embargo es que es vital. Si no quieres dejarte miles de euros en pérdidas, este apoyo es lo que hace posible el evento. El coste de las entradas, solemos dejarlo en una cantidad que cubra la comida de cada persona, para luego poder invertir más o menos en función del número de patrocinadores que tengamos.
Tengo la inmensa suerte de haber conseguido patrocinadores este año como Make, Velneo, Notion, Soce.Studio, Framer, Modulor.ventures, Weglot (y esperemos que más), porque de verdad que si no sería imposible. Los patrocinadores son realmente claves para que este ecosistema siga moviéndose.
📆 Contando al mundo que tienes un evento
Si has hecho todo lo anterior bien, tendrás un evento que llenar de gente. Para eso la gente tiene que saber que existe.
Y es ahí donde Adri y Tomás están haciendo un trabajo excelente gestionando la comunicación del evento. Desde los ponentes que vamos a tener, a los patrocinadores, pasando por reminders y comunicaciones a nuestra BBDD.
Hay que ser muy pesado.
Y es que la gente no suele comprar con antelación, de hecho siempre nos pasa que la mayoría de las ventas suceden la semana antes del evento, por lo que es siempre una carrera contrareloj por conseguir estar en el top of mind de la gente y que se acuerden, así como la toma de decisión de decidir venir.
Así que llevamos semanas comunicando esto (y más que vendrá)
En resumen, te tiene que gustar.
Montar un evento es complicado y complejo. Pero lo que es seguro es agotador. Son microdecisiones constantes. Una tarea que está en el fondo de tu cerebro que te va quitando capacidad operativa por tener que centrarte en pequeñas cosas.
Aquí no sería posible sin todo el equipo de NocodeHackers (Elías, Adri, Adrià, Tomás, Carina, Roxana, Vivi) que me ayudan a que esto vaya rodado. También el tener dos años de experiencia ayuda mucho.
Cuando tengas todo esto listo, toca organizar el día D. Pero como eso aún no ha llegado, tampoco quiero hacer spoiler.
Así que si algún dia vas a un evento y te encuentras a su organizador/a, acércate y felicítales por el esfuerzo. Porque de verdad que es un buen fregao, para muchas veces, ni siquiera ganar dinero con ello.
Lo seguiremos haciendo mientras NocodeHackers sea NocodeHackers, y seguiré invirtiendo mi tiempo en hacer que sea el mejor evento posible.
Pero todo, gracias a gente como tú, que lees esto.
Si te ha gustado, me encantaría que la compartieras :) O que me escribas y me cuentes qué te ha parecido.