🫡 Lo que hemos aprendido montando el NoCodeDay

Aprendizajes de montar un evento presencial para 100 personas sin tener ni idea de cómo hacerlo.

El día 1 de Diciembre de 2022 organizamos desde Nocodehackers nuestro primer evento presencial, después de dos años creando comunidad únicamente en entornos virtuales.

Y para ser nuestro primer evento, me voy muy satisfecho. Así que quiero contarte como ha sido nuestra experiencia, con nuestros aciertos y equivocaciones, por si te es de utilidad.

Si te ha resultado útil o interesante, nada nos hace más felices que se lo compartas al mundo para que llegue a más gente.

😅¿Por qué decidirnos a montar un evento presencial?

Todo comenzó con un Tweet que Danny Saltaren puso a mediados de Septiembre. Vimos que había bastante buena acogida por parte de la comunidad ante la idea de que hiciéramos un evento en presencial sobre No-code.

Así que aunque era algo que siempre habíamos dicho que queríamos hacer, estaba realmente despriorizado en el backlog de cosas que hacer. La recepción tan buena por parte de la comunidad hizo que nos lo planteáramos en serio.

Pero sé lo que cuesta organizar un evento presencial, por lo que decidimos hacerlo sí y solo si, conseguíamos un espacio en el que poder hacer algo y teníamos una fecha fija en la que poder hacerlo.

Lo que nos lleva a la siguiente pregunta: ¿Qué queremos hacer? 

Decidiendo lo que queríamos hacer: El PRFAQ del NoCodeDay.

Siempre que empezamos un proyecto nuevo, escribimos un PRFAQ.

Si no sabes lo que es, te dejo este artículo que lo resume muy bien, pero de manera sintética, nos ponemos en un escenario futuro en el que ya es una realidad y escribimos la Nota de prensa del anuncio al mundo del evento, sin siquiera tener el nombre definido.

Te dejo aquí el PRFAQ que escribimos. (Es bonito revisitarlo ahora).

Esto sirve para varias cosas, pero principalmente:

• Aclararte tú las ideas respecto a lo que quieres hacer. “Montar un evento” es algo etéreo, abierto a interpretaciones. Y necesitas aterrizarlo. ¿Dónde va a ser? ¿Va a haber charlas?¿Comida?¿Descansos?¿Networking?
  
  He descubierto que escribiendo, es mucho más fácil obligarme a hacer estas preguntas y bajar al detalle, creando un artefacto muy útil para el siguiente punto.

• Compartir tu visión con el equipo: Este evento no lo puedo hacer yo solo. Ni de broma.
  
  Necesito el apoyo del equipo (y la familia Mendesaltaren) para que salga bien. Por lo que dejar muy claro y por escrito lo que tienes en mente, sirve para comunicar de manera efectiva cómo va a ser este evento.
  
  Además, es algo a lo que puedes volver una y otra vez cuando alguien tenga dudas sobre si debemos hacer algo o no.

Con el PRFAQ listo y después de haberlo compartido con el equipo, recogido feedback y cambiado algunas cosas, estábamos listos, pero necesitábamos un espacio en el que poder hacer realidad esto.

🏢 Conseguir un espacio: Google for Startups Campus

Como te decía, no íbamos a gastar un minuto de pensamiento si no teníamos una fecha y un sitio. 

Es por eso que nos pusimos a pensar en sitios en los que nos gustaría hacer el evento - que se adaptaran a lo que teníamos en el PRFAQ, con una capacidad para mínimo 100 personas.

Es por eso que gracias a Jorge y Danny estuvimos poniéndonos en contacto con distintos espacios en Madrid que sabíamos que están acostumbrados a ceder el espacio para Startups.

Lo cual es realmente difícil cuando es la primera vez que organizas algo y no tienes ni referencias, ni contactos ni experiencia demostrable. Es por eso que estamos tan contentos que Google for Startup Campus decidiera acogernos - después de mucho tiempo sin organizar eventos abiertos a la comunidad tras el COVID.

Nos propusieron varias fechas y decidimos hacerlo en Diciembre por cuestión de plazo - teníamos dos meses para organizar todo y con la dedicación que podíamos tener, me pareció seguro hacerlo a 2 meses visto.

Montamos un canal de Slack con todas las personas de minimum que se quisieron sumar, y la organización oficial acababa de empezar.

😄¿Cómo se empieza a organizar un evento?

Lo primero que tienes que tener claro es cuál es tu objetivo. ¿Para qué haces este evento?

En nuestro caso el objetivo era múltiple:

• Vernos en persona: Después de dos años ya iba tocando poder desvirtualizar a esta gente con la que interactuamos día a día.

• Ayudar a difundir las historias que están sucediendo: Llevo dos años conociendo casos de uso y historias increíbles sobre lo que está haciendo la gente sin código. Había que gritarlo al mundo.

• Marca: Un evento es una oportunidad excelente de demostrar cómo haces las cosas como empresa. En nuestro caso, queríamos hacerlas bien. Y nos hemos esforzado mucho en ello.

• Tener fotos. Literal que no teníamos ni una foto de todo el equipo junto, y mucho menos en eventos, lo que nos vendría genial para explicar lo que hacemos.

Respondiendo a este objetivo sabíamos que teníamos que tener espacios diferenciados, unos más formativos, otros más inspiradores y otros de conexión.

Es por eso que decidimos que estaría principalmente compuesto por charlas para acercar las historias de las personas que están creando este ecosistema, el mayor networking posible, para dar espacio a que la gente de la comunidad se conozca y una buena inversión en comunicación, foto y vídeo para generar el material que luego usaremos.

Así que ni corto ni perezoso me hice una “lista a los reyes mágicos” de ¿a quién me gustaría traer?

Hice un listado de 20-30 personas que he conocido a lo largo de estos años y que sé que comunican bien, es algo que les gusta y pueden aportar mucho.

Con este listado, los medio organicé en una serie de “charlas” o “temáticas” que quería tratar. Desde crear producto, escalar con no-code, economía del creador, ser freelance, agencias, a cómo llega esto a grandes corporaciones y grandes Startups.

Y les contacté.

🙋🏻‍♂️🙆‍♀️ ¿Cómo conseguir ponentes para tu evento?

Aquí hay mucho de relación personal. 

Si cuidas, aportas, ayudas desde la sinceridad, lo normal es que te sea sencillo cuando te acercas con una proposición de este estilo que te digan que si, porque has generado este vínculo.

Sin embargo, no con todos los ponentes teníamos esta relación, por lo que ha habido una gran parte de contacto “a puerta fría”.

Y hay una serie de cosas que hemos tenido muy en cuenta a la hora de hacer este contacto:

• Explicar muy bien lo que queremos hacer y qué queremos de ellos. Contarles lo que estamos haciendo, por qué lo estamos haciendo y exactamente dónde vemos su encaje.

• Explicar muy bien las expectativas que les llevará: Como muchas serían mesas redondas, nos encargamos de que la preparación por parte del/la ponente sea la menor posible. Queremos ponérselo lo más fácil posible, porque es gente muy liada.

• Cubrir gastos de transporte. No sé si hace falta decirlo, pero si alguien viene desde un sitio que no es la ciudad donde viven sólo por tu evento, es lo mínimo ofrecerte a cubrirlos desde el primer mensaje.

• Ofrecer compensación económica: Esto es muy importante.
  
  Están dedicando el tiempo de su vida para que tú obtengas un beneficio. Es necesario ofrecerte a compensar su tiempo si así lo desean. Que luego ellos deciden si quieren una compensación adicional, llega con transporte o directamente no necesitan nada.
  
  Es después tu responsabilidad con esa tarifa decidir si igualmente quieres a esa persona (o puedes permitírtelo). Siempre hay flexibilidad en este apartado.

Para mi alegría. Prácticamente todas las personas que contactamos y podían, nos dijeron que si. Por lo que ahora tenemos a 20 ponentes que encajar en charlas para que se sientan cómodas y el evento no sea agobiante.

Toca el momento de construir la escaleta.

🫡 Organizando el evento: Construyendo la escaleta

La escaleta es básicamente el horario que seguirán tus charlas. ¿De qué hora a qué hora? ¿En qué orden?¿Con qué ponentes?¿Cuánto dura una charla?¿Cuándo son las pausas para la comida?¿Cuándo empieza?¿Cuando acaba?

Es probablemente lo más difícil, ya que implica tomar muchas decisiones que no son sencillas. Como organizador quieres que la gente que venga se lleve el máximo valor del evento y nunca sabes si eso significa más charlas y menos tiempo de descanso, o viceversa.

En nuestro caso, decidimos abrir puertas a las 9 y acabar a las 18:00. Lo cual nos dejaba 9 hora a repartir entre 8 charlas. 

Haciendo una división sencilla, te da que las charlas no pueden durar todas una hora, por lo que decidimos dar más espacio a las mesas redondas con más ponentes, y menos a las más pequeñas o charlas individuales. 

Esto se traduce en dar una hora a las mesas redondas con 5 ponentes, 45 minutos al resto de charlas, incluyendo espacio para preguntas.

Algo que tenía muy en mente, después de escuchar a Jacin es el pensamiento que las mesas redondas suelen ser poco provechosas. 

Así que pusimos mucho cariño y esfuerzo en que no se convirtieran en una serie de preguntas preparadas con respuesta totalmente independiente de cada uno de los ponentes, si no en conversaciones entre todos y todas. Como si estuviéramos tomándonos algo y conversando, pero con audiencia.

Esta escaleta es algo vivo, por lo que la hicimos en un Notion que nos permitiera cambiar cosas sobre la marcha, modificar cosas como la hora del café, la duración de la comida, etc…

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⚠️ Muy importante: Tener en cuenta el ratio hombre/mujer desde el primer minuto.

No me creo que como organizador de un evento tengas un cartel sólo de hombres o 80-90% de hombres.

Eso es una decisión. Como organizador de evento es tu responsabilidad velar porque sea lo más paritario posible.

Apuntamos a un 50-50, pero también sabemos que es complicado llegar a este porcentaje. 

Nos hemos quedado cerca, pero ha implicado tener que decir que no a meter más hombre, para decir que si a mujeres. Invitarlas y tener esto en cuenta desde el primer momento.

Porque hace falta que más mujeres tomen este liderazgo y den un paso al frente, demostrando que se puede. Y por eso esta foto es tan importante. 

Aquí no hay nada mejor que tener a alguien que desde el equipo de organización se preocupe de esto, darle espacio y respetar sus decisiones. Yo me aparto, escucho y dejo actuar.

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🚔 Gestionando los transportes, merchandising y demás gastos

Una de las partes más complejas es que tienes que gestionar estos viajes, asegurarte de que los ponentes tienen las herramientas adecuadas para poder recibir la compensación, saber el proceso para hacerlo ¿Lo pagas tú?¿Lo pagan ellos y se lo devuelves?¿Qué necesitas para poder hacer eso?

Ahí Vivi y Rox nos ayudaron a construir una Guia de reembolso de los gastos de viaje que pasamos a todos los ponentes que necesitaban el transporte. Nos aseguramos también que pudieran realmente venir y no se olvidaran de comprarlo - haciéndolo con la mayor antelación posible. 

Con esto resuelto, la siguiente decisión es el merchandising. ¿Cuánto haces?¿Das merch?¿Qué tipo?

Y en nuestro caso queríamos hacer bolsas, para permitir que nuestros patrocinadores pudieran dar de una manera sencilla merchandising a los asistentes como parte de sus beneficios, por lo que recurrimos a Bolsalea para pedir 250 bolsas (Que son una maravilla y va genial).

Además de esto, hemos hecho rollups, un detalle especial para cada ponente y lanyards para que cada persona pudiera poner su nombre y fuera más fácil identificarse - ahorrándote la sensación incómoda de hablar con alguien y no saber quién es.

Aproximadamente nos hemos gastado unos 700-800€ en merchandising, lo cual sale a unos 7-8€ por asistente.

Decidimos también contratar foto y vídeo del evento, porque sabemos la importancia de esto (y porque soy fotógrafo) y aquí contamos con Christian, que es un auténtico profesional y que ha hecho fotos increíbles. Os recomiendo que le echéis un ojo a su trabajo.

🤝 Consiguiendo patrocinadores

Aunque ya nos habíamos lanzado a esto, si no conseguíamos patrocinadores, iba a salir realmente caro, por lo que hicimos un gran esfuerzo en intentar captar a la mayor cantidad posible de ellos.

Sin embargo, en el contexto socioeconómico es algo complejo, por lo que hemos entendido perfectamente a mucha gente que no ha podido patrocinar el evento.

Pero hemos hecho mucho esfuerzo, mucha llamada a puerta fría. Es complicado cuando no tienes referencias que poder compartir de ediciones pasadas, para que vean que sabes hacerlo bien y que tiene impacto que ayudará a su marca.

No he podido dedicarle todo el cariño del mundo a esta parte, pero gente como Pleg, Velneo, Polyflow, MasterflowMaker, Framer o Mkt4ecommerce decidieron apoyarnos.

Y solo tengo palabras de agradecimiento.

🔊 Lanzando el evento al mundo

Todo esto está muy bien, pero necesitas que venga la gente a tu evento - si no no tienes nada.

Es por eso que decidimos ser muy ágiles y rápidos y lanzar una landing page muy cutre, simplemente diciendo cuándo iba a ser el evento, dónde y la posibilidad de apuntarte para coger una entrada.

Dedicamos 30 minutos a hacer esta landing con Webflow, con el formulario y una automatización para que le envíe un email de confirmación, gracias a Arengu y Sendgrid.

La publicamos en la newsletter del Jueves, en nuestra comunidad de Nocodehackers PRO y anunciábamos que las entradas saldrían a la venta el sábado a las 12:00.

Queríamos con esto generar un poco de expectación por parte de la gente, así como dar oportunidades a todos nuestros alumnos y miembros de la comunidad a enterarse de cuándo tenían que estar pendientes del móvil.

Para la gestión de las entradas utilizamos Eventbrite, por lo que fue realmente sencillo gestionar todo el control de accesos, venta de entradas y demás.

Dejamos una automatización preparada para enviar a las más de 100 personas que se habían apuntado a la lista de espera y en menos de 1 hora habían volado todas las entradas. Con gente que se quedó fuera.

Y esto me daba mucha rabia porque sé que en un evento gratis, el 30% de la gente como mínimo no va a poder venir - dejando fuera a gente que si.

Por lo que decidimos abrir una lista de espera por si en algún momento se liberaban entradas, con un form sencillo de Airtable.

Siendo sincero, no me esperaba esto. Sí llenar 100 plazas, pero no este recibimiento. Es un lujo y algo que me ilusionó mucho.

Con la ayuda de Mendesaltaren y ahora si, con un poco más de cariño, hicimos una landing page en condiciones, anunciando ahora si los ponentes, la agenda del evento y todas las preguntas frecuentes. Nos llevó aproximadamente una semana de trabajo.

📰 Intentando llegar a los medios de prensa

Parte de comunicar el evento es que el mundo se entere más allá de tu esfera de conocidos.

Y para eso, la prensa es un medio realmente interesante.

Sólo que no tengo ni idea de cómo se hace.

Por eso pedimos ayuda a Rosa, Patt y Carla para que nos guiaran en el proceso de escribir una nota de prensa y hacérsela llegar a los medios.

Ha sido muy difícil porque no tenemos un listado de periodistas a los que contactar, la mayoría de medios no suelen publicar este tipo de noticias así en frio y cuesta mucho.

Sin embargo hemos conseguido aparecer en mkt4ecommerce, y hasta me entrevistó la radio en Telemadrid. (¡Toma ya!) - Aquí si quieres escucharme. Que salgo al final final.

Podemos mejorar mucho esto de cara a futuros eventos.

🤝 Preparando todo para el día D

Aunque no sé si lo pareció, todo lo que sucedió en el evento estaba planeado y diseñado.

Desde cuántos micros teníamos y cómo iba a ser la coreografía de los mismos, a las personas responsables de llevar el cubito de preguntas, dar el proceso de gestión de la entrada de los asistentes.

Y esto me ha dado muchos quebraderos de cabeza. Son demasiadas cosas de las que estar pendiente únicamente tú. Por eso creamos un documento de organización del día.

De esta manera, dejamos por escrito qué iba a suceder en cada etapa del evento, cuáles son las responsabilidades de cada persona, y los posibles riesgos que identificábamos en cada una de las fases.

Esto nos llevó a darnos cuenta que no nos iba a dar a preparar las bolsas el mismo día del evento, por lo que el día de antes montamos taller de montaje de bolsas. 

Lo que no sabíamos es que 100 bolsas ocupan mucho, pesan mucho y llevan mucho tiempo de montar. 

Así que nos las llevamos en un Cabify como buenamente pudimos hasta el piso de NCH, dejando una parte en la oficina de MS para recoger al día siguiente. Esto fue una odisea. Pero lo conseguimos.

También era muy importante comunicar a la gente cómo iba a ser el evento, para lo que hemos preparado una serie de emails que iban llegando, preguntando cosas como alérgenos, intolerancias, o dando información sobre el horario, localización y como llegar al evento.

Nos hemos esforzado bastante también en dar difusión a las charlas, anunciando una por cada día durante 2 semanas, tanto en Instagram, como en Twitter y Linkedin.

🫡 Gestión durante el día del evento

Todo el trabajo duro sucede antes del evento. El propio día del evento, es prácticamente lo más sencillo.

Llegamos con tiempo al lugar del evento, para organizar todo en el propio recinto y preparar cosas en el terreno real. El proceso más crítico es gestionar la entrada, acreditación y reparto de merchandising.

Para que te hagas una idea, solo en este proceso teníamos a 8 personas, cada una encargada de una tarea. Desde dar la tarjeta y el boli para escribir su nombre, a estar pendiente de los ponentes para darle su bolsa.

Con esto listo, el resto es sencillo. 

Por mi parte fue mucho de estar pendiente de los momentos de cambios entre charlas que todo estuviera listo, de controlar los tiempos de las charlas y las preguntas (aunque Sergio estaba en primera fila con un timbre) e intentar disfrutar de las charlas, estando pendiente a cualquier duda del equipo.

Uno de los momentos más críticos fue la comida, donde aunque no hubiera muchísimo espacio para tanta gente, no quería que nadie se sintiera sola. Así que me esforcé (y le pedí a todo el equipo) que intentaremos que esto no sucediera.

Hubo momentos muy importantes (e improvisados) como las fotos de toda la gente en el escenario, o la foto de todas las mujeres, que han aportado mucho.

Por último, la gestión de echar a todo el mundo y recoger antes de las 18:00. Que había otro evento en la misma sala. Nos marchamos a la Bicicleta (que nos acogió increíble) y ya, por fin, pude relajarme y disfrutar.

Con esto, se acabó el día y todo salió a pedir de boca.

✅ Las cosas que hemos hecho bien

Me gustaría reflexionar sobre todas las cosas que hemos hecho bien, porque es importante saberlas para mantenerlas y repetirlas en próximas ediciones:

• Crear una agenda variada, con todas las charlas aportando a diferentes públicos.

• Conseguir mesas redondas que han molado muchísimo. No se han sentido pesadas.

• Poder ir en hora en todas las charlas

• Que mucha gente haya llegado a la Bicicleta para continuar el evento.

• Las fotos. Son una maravilla.

• Que los propios asistentes compartieran el evento. No lo incitamos, pero realmente ha sucedido de manera orgánica.

• Conseguir un listado de ponentes diverso, potente y referente.

🥲 Las cosas que podemos mejorar

No todo es oro y aunque ha salido muy bien, nos han quedado detalles que podemos pulir y mejorar para la siguiente edición.

• Podíamos haber abierto más plazas. Aunque dimos 140 entradas para 100 asistentes, se quedaron algunas sillas vacías en algunos momentos del evento. Quizá 10-20 personas más habrían cabido, de las 80 que había en lista de espera.

• Hemos fallado a los veganos en la comida. Tuvimos en cuenta a los vegetarianos y celíacos pero no a los veganos. Error grave por nuestra parte, no haber diseñado el proceso para enterarnos de esto.

• El espacio de la comida era pequeño: Costaba moverse. Mucha gente en un espacio reducido.

• No hemos explicado qué es Nocodehackers PRO. Aunque hicimos una promo, si no nos conoces no lo hemos explicado suficientemente bien.

• No hemos conseguido mucha prensa. Era difícil pero hemos invertido mucho tiempo en ello y no hemos conseguido muchos frutos.

En resumen ✨

Ha sido increíble.

Detalles a mejorar, pero con muchísima energía y ganas para poder hacer nuevas ediciones el año que viene.

Te dejo el vídeo que resume a la perfección como ha sido: